Privacyverklaring Bureau de Basis
Bij Bureau de Basis hechten we veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteren wij uw privacy. Wij verwerken uw gegevens zorgvuldig, in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die sinds 25 mei 2018 van kracht is in de Europese Unie.
1. Verantwoordelijkheid en beroepscode
Als psychosociaal therapeut is Ellen Wierda aangesloten bij de beroepsorganisatie NFG en gebonden aan de daarbij behorende beroepscode, inclusief privacyregels en het klacht- en tuchtrecht. Deze privacyverklaring legt uit hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens bij bezoek aan de website en tijdens een therapie- of coachingstraject.
Ellen Wierda is registermediator van de Nederlandse federatie Mediators (NfM)
2. Verwerking van persoonsgegevens
Bij Bureau de Basis verwerken wij persoonsgegevens om uw behandeling zorgvuldig te kunnen uitvoeren en de administratieve en financiële afwikkeling correct te laten verlopen. Uw gegevens worden opgeslagen in een cliëntsysteem dat voldoet aan de huidige beveiligingsnormen.
Welke gegevens verzamelen wij?
Bij therapie
Persoonlijke informatie (naam, adres, geboortedatum, contactgegevens)
Medische en behandelgegevens
Betaalgegevens en factuurinformatie
Uw gegevens worden 20 jaar bewaard, conform de wettelijke verplichting.
Bij mediation
uw contactgegevens
gegevens die relevant zijn voor het dossier, waaronder gegevens die nodig zijn voor de facturering.
Soms worden ook gevoelige en/of bijzondere gegevens verwerkt.
U geeft toestemming voor het verwerken van uw gegevens door uw medewerking te verlenen aan de uitvoering van de mediation.
Uw gegevens worden 2 jaar bewaard en daarna conform de wettelijke termijn in een archief bewaard. De administratie wordt bewaard conform de fiscale bewaarplicht (7 jaar)
3. Uw rechten als betrokkene
U heeft het recht om:
Te weten welke gegevens wij van u verwerken.
Uw gegevens in te zien, te corrigeren of (gedeeltelijk) te laten verwijderen, mits dit geen inbreuk maakt op de privacy van anderen en binnen de grenzen van verantwoord hulpverlenerschap valt.
Zelf te bepalen of en welke informatie met derden gedeeld wordt, waarvoor wij altijd uw schriftelijke toestemming vragen.
4. Het delen van uw gegevens
In uitzonderlijke gevallen, zoals bij meldingen van huiselijk geweld of kindermishandeling, kan het beroepsgeheim doorbroken worden op basis van de wettelijke meldcode.
Mocht u een klacht indienen of naar de rechter gaan in het kader van uw dossier, uw gegevens gedeeld worden voor zover nodig voor het verweer tegen die klacht of aanspraken. In deze gevallen kunnen uw gegevens ook gedeeld worden met de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar. Uw gegevens worden door de genoemde instanties vertrouwelijk behandeld.
Wij verstrekken uw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken.
Bij mediation kunnen uw gegevens worden verstrekt aan de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM) en/of aan de Stichting Tuchtrechtspraak Mediation (STM). Uw gegevens worden door de genoemde instanties vertrouwelijk behandeld.
5. Financiële administratie en facturering
Bij betaling van een consult worden uw gegevens verwerkt voor administratieve doeleinden:
Contante betaling: Uw naam wordt niet geregistreerd in het betalingssysteem.
Overschrijving per bank en betaalverzoek: Uw naam wordt zichtbaar op bankafschriften. Onze boekhouder, die een verwerkersovereenkomst heeft getekend, kan deze gegevens inzien.
Facturen bevatten de noodzakelijke gegevens voor (gedeeltelijke) vergoeding door uw zorgverzekeraar: naam, adres, geboortedatum en consultdatum. De inhoud van de behandeling wordt niet gedeeld.
6. Correspondentie en communicatie
E-mail: Correspondentie over afspraken wordt via e-mail afgehandeld. Persoonlijke inhoud wordt opgeslagen in uw digitale dossier en verwijderd uit het mailprogramma.
Berichten via de telefoon: Correspondentie over afspraken wordt via e-mail afgehandeld. Persoonlijke inhoud wordt opgeslagen in uw digitale dossier en verwijderd uit het mailprogramma.
Post: Schriftelijke post wordt vertrouwelijk behandeld en direct aan uw dossier toegevoegd.
7. Privacy in de praktijk
Wachtkamer
Hoewel wij ons best doen uw privacy in de wachtkamer te waarborgen, kunnen wij niet voorkomen dat u bekenden tegenkomt. Geef het aan als u hier een oplossing voor wenst.
Spreekkamer
Gesprekken zijn strikt vertrouwelijk. Opnames worden alleen gemaakt met vooraf schriftelijk vastgelegde toestemming.
8. Cookies en websitegebruik
Bureau de Basis gebruikt cookies om de website goed te laten functioneren en gebruiksvriendelijker te maken. Cookies zijn kleine tekstbestanden die bij een bezoek op uw apparaat worden geplaatst.
Functionele cookies: Deze zorgen ervoor dat de website goed werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeuren, zodat u bij een volgend bezoek gegevens niet opnieuw hoeft in te vullen.
Instellingen en verwijderen: U kunt via uw browser cookies toestaan, weigeren of verwijderen. Let op: dit kan de werking van de website beïnvloeden.
Analytische cookies: Wij gebruiken geanonimiseerde analytische cookies om het gebruik van de website te meten en verbeteren, zonder individuele bezoekers te identificeren.
Contact
Voor meer informatie over uw rechten zie de AVG (artikelen 15-20).Heeft u vragen of verzoeken met betrekking tot uw privacy? Neem gerust contact op via: info@bureaudebasis.nl
Versie januari 2025